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1 an de Petitou – Gérer les invités

Dans une semaine mon Petitou, qui n’est plus si petit que ça (mais un peu quand même 😉 ) fêtera son 1er anniversaire !

Avec son papa, nous avons choisi de ne pas le baptiser mais ce n’est pas pour autant qu’il est question de faire une croix sur un bon gueuleton avec la famille et les amis ! Du coup on a décidé de faire une petite fête, une bonne excuse pour réunir nos proches dont beaucoup ne connaissent pas encore Petitou …

Pour la date, le calendrier était de notre côté ! Petitou est né le 13 avril et cette année Pâques à la très bonne idée d’être le 16 avril ! Parfait ! Un weekend de 3j c’est idéal pour permettre aux plus éloignés de pouvoir nous rejoindre 🙂

Lancer les invitations avec Dooliz

Comme pour le mariage, nous avions déterminé un seuil max de convives à environ 50 (enfants compris) histoire de ne pas exploser le budget (environ 500€ visé).

On a donc repris la liste du mariage justement qu’on a raccourci pour ne garder que les proches et enrichi avec les « novueaux » proches 🙂 Comme on dépassé les 50 mais qu’on se doutait que tout le monde ne serait pas forcément libre, on a d’abord contacté les gens par téléphone (sms ou appel) en commençant par la famille jusqu’à arriver à une cinquantaine d’invités « normalement disponibles ».

Cet à partir de cette liste que j’ai envoyé les invitations. Cela représentait pratiquement 25 cartons et comme je ne voulais pas consacrer 5% de mon budget en timbres et enveloppes, j’ai opté pour une version dématérialisée !

dooliz

Comme son slogan l’indique Dooliz est un gestionnaire d’invités qui simplifie vos évènements !

Une fois votre compte GRATUIT créé, il suffit de configurer son événement :

  • Titre
  • Lieu (avec placement sur carte Google Maps)
  • Date
  • Type d’événement : Anniversaire, soirée, mariage, autres …
  • Organisateurs : il est possible de gérer chacun ses invités
  • Temps forts : pratique pour un mariage par exemple pour distinguer le vin d’honneur, la réception, le dimanche …

Vient ensuite le moment de saisir la liste de vos invités.

Je vous déconseille vivement l’ajout de contact depuis le répertoire de votre messsagerie car absolument TOUS vos contacts sont ajoutés … sans possibilités de faire un 1er tri … C’est très fastidieux de supprimer les inutiles ensuite 😦

La création des fiches invités est très bien pensée. Pour chaque famille, il suffit de créer la fiche du « responsable de la famille » en indiquant nom, nom, prénom, adresse mail et/ou adresse postale, téléphone et même particule 🙂 …

Ensuite on peut ajouter des membres : conjoint(e), ami(e) ou enfant. Pour les enfants, il est possible d’indiquer la catégorie d’âge : ❤ ans, <10 ans, <15 ans ou + de 16 ans.

De cette manière, une seule invitation est associée à l’ensemble de la famille.

Pour envoyer les invitations, il suffit de créer un « carton« , c’est à dire un mail type qui sera personnalisé à l’envoi. Vous pouvez y mettre tout ce que vous voulez et aussi et surtout un bandeau invitant à confirmer ou pas sa présence sur le site. Un carton papier permet de communiquer les codes de connexion pour le site.

A chaque fois que quelqu’un renseigne sa présence, vous recevez un email. Par la suite, vous pouvez envoyer un mail de relance à ceux qui n’ont pas répondu.

Sur le site, votre tableau de bord permet de suivre le nombre de personnes invitées, le nombre de réponse et le nombre de réponse en attente.

Dooliz

Parmi les autres fonctionnalités du site, vous pouvez créer un mini-site dédié à votre événement permettant de présenter les grandes lignes de celui-ci et même de proposer du covoiturage.

Dooliz2

Pour découvrir toutes les fonctionnalités du service, je vous laisse explorer le site 🙂

Autre solution pour un mariage 

Dooliz est très bien pour les événements « simples » de la vie.

Pour notre mariage, j’avais utilisé le très bon service, gratuit lui aussi, de Petit Mariage Entre Amis. Comme il est spécialisé, il est forcément plus adapté à ce que l’on recherche dans ces moments 🙂

A suivre

Dans un prochain article, je vous parlerai de la déco et du repas.

Et puis dans un autre, je vous ferai un récap de la journée 🙂

Bonne soirée

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5 réflexions au sujet de « 1 an de Petitou – Gérer les invités »

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