Au travail·Heïdi s'organise

Comment j’utilise le Bullet Journal au travail

Pendant mon congés mater , j’ai longuement divagué sur Pinterest, WordPress …

Forcément, je n’ai pas pu échapper aux phénomènes Bullet Journal, Planner, Classeur maison et autres techniques d’organisation. Et ça tombait bien parce qu’avec l’arrivée de Petitou mon cerveau n’arrivait plus à suivre et j’avais besoin d’un disque externe ! La dimension créative que certaines arrivent à donner à ces ouvrages me faisait rêver.

J’ai testé le planner home made et le bullet journal mais je ne suis définitivement pas faite pour le papier ! Je n’arrive pas à m’en servir correctement et donc durablement …. Tout au moins dans ma vie perso !

Et si je l’utilisais au boulot ?

Comme beaucoup de monde, au travail, même si je suis dans l’informatique, je ne peux pas me passer de mon stylo et de mon cahier. Je note tout ou presque, des choses dont j’ai besoin de me souvenir 5min et d’autres plus fondamentales que j’ai besoin de garder … sauf que je ne les retrouve pas toujours …

Je me suis donc dis que ça valait le coup de retenter le Bullet Journal mais cette fois pour le travail.

Cela fait maintenant 3 mois que j’ai repris le travail, il est donc temps de faire un bilan et de partager avec vous ma nouvelle organisation.

Mon matériel

Avant, j’avais :

  • 1 grand cahier « fourre-tout »
  • quelques stylos « classiques »
  • des surligneurs
  • une règle

Maintenant, j’ai :

  • 1 grand cahier
  • 1 petit cahier
  • 1 feuille volante hebdomadaire
  • 1 pochette de 10 stylos Maped Graph’Peps (acheté 3€ chez Géant)
  • 1 stylo à bille noir
  • une règle
  • du masking tape (acheté 0.79€ les 7 chez Action !! -> impossible de s’en passer)

Matériel.jpg

Les principes du Bullet Journal

  • 1 sommaire
  • des pages numérotées
  • 1 planning annuel ou « Future log« 
  • des planning mensuels et/ou hebdomadaires ou « Monthly/Weekly log« 
  • des « Daily Log« 
  • des puces ou « bullet« 
  • des collections

Pour celles et ceux qui auraient échappés au phénomène voici quelques adresses pour vous familiariser avec le concept : Sohohana, Un invincible été et ma copine Mère active.

Mon adaptation

Outre les grandes lignes citées précédemment le principe fondamental du Bullet Journal c’est de s’adapter aux envies et besoins de chacun. C’est donc ce que j’ai fait !

Plusieurs supports

La particularité de mon organisation c’est que j’ai cassé le principe d’avoir tout dans un seul et même cahier pour au contraire privilégier plusieurs supports. Oui mais lesquels ?

1.Future Log -> Agendas Outlook (pro) et Google (perso)

J’ai tenté de noter mes rendez-vous sur un agenda papier mais cela m’a posé plusieurs problème :

  • Je n’ai pas le réflexe de le regarder … vu comme ça c’est sûr ça partait mal …
  • Il ne sonne pas pour me rappeler les choses :p
  • Il ne peut pas être partagé instantanément avec quelqu’un
  • J’ai toujours mon ordi allumé et/ou mon smartphone a porté de main

C’est pour cela que pour la partie agenda j’ai conservé une version dématérialisée.

Au boulot, j’utilise classiquement l’agenda Outlook lié à ma messagerie :

  • indispensable pour caler des réunions avec des collègues et/ou des clients
  • rendre visible ses (in)disponibilités
  • avoir un rappel visuel et sonore à l’heure dite (je ne compte plus le nombre de rendez-vous sauvés par Outlook !)

Pour mon perso, j’ai opté pour l’agenda Google lié à mon compte et je l’aime
particulièrement parce que :Screenshot_20161120-191853.png

  • il est synchronisé entre mon smartphone et mes pc (pro et perso) -> pertes de données quasi impossible
  • je peux créer des calendriers partagés avec mon chéri pour tout ce qui concerne la famille
  • les notifications me permettent de ne rien oublier
  • il est gratuit :p

La subtilité vient de l’application que j’utilise pour visualiser ses calendriers. Je n’utilise plus l’appli Google car elle ne possède pas de widget permettant d’avoir un affichage de type agenda hebdomadaire.

J’ai récemment découvert l’application Business Calendar qui offre cette fonctionnalité et bien plus encore (copier/coller des événements …)

2. Weekly Log

Le principe des pages « Weekly Log » d’un bullet journal est de rassembler sur une double page l’ensemble des faits marquants de la semaine.

Les layouts (trame) sont nombreux puisque chacun l’adapte à ses besoins (vous en trouverez des dizaines sur Pinterest).

On retrouve le principe sous la forme d’une feuille volante, souvent appelé « Weekly docket » ou « Weekly to do list« .

C’est ce système là que j’ai retenu car il me permet d’avoir toujours sous la main l’essentiel de ma semaine, peu importe à quelle page de mon cahier je suis.

Pour la construire, je me suis largement inspirée de tout ce que j’ai pu voir sur le net et je l’ai donc adapté à mes besoins et voilà ce que ça donne :

weekly-log

Comment je l’utilises ?

Le vendredi soir ou le lundi matin, je prends quelques minutes pour :

  • faire le point sur les tâches de la semaine écoulée
  • reporter celles qui n’ont pas été terminées
  • reporter celles qui avaient été identifiées pour la semaine suivante
  • inscrire les événements marquants de la semaine
  • inscrire les tâches pour la semaine à venir
  • déterminer les priorités de la semaine

Tout au long de la semaine, je fais vivre cette feuille en :

  • inscrivant les nouvelles tâches
  • en indiquant l’avancement des tâches en cours

Pour ce dernier point j’utilise les fameuses puces ou « bullet » :

bullet

Avec ce système, fini les todo-list oubliées dans la masse des pages « précédentes » du cahier ou écrites n’importe où, n’importe comment !

Je garde cette feuille à portée de vue tout le temps et je n’oublie plus rien ! Même si je n’ai pas le temps de tout faire, je sais au moins que je suis en retard !

3. Daily Log

En fait, mes anciens cahiers étaient déjà des Daily Log en puissance, j’ai toujours noté la date du jour, puis tout ce que j’avais a noter dans la journée.

Je n’ai donc changé que des détails mais qui ont leur importance au final.

Je choisis une couleur par semaine avec laquelle :

  • je fais une bannière en haut de page chaque semaine
  • j’inscris le jour et la date chaque jour
  • je souligne les titres de ce sur quoi je bosse

NB : j’essaie de mettre un titre même si je ne vais rien noter car cela me permet de garder la trace de ce sur quoi j’ai bossé, ceci m’aide quand il faut que je fasse mes pointages.

Ça n’a l’air de rien mais cela donne beaucoup plus de visibilité, de clarté à mes notes, surtout quand il s’agit de retrouver quelque chose.

Je mets aussi du masking tape sur la tranche de la 1ère page de la semaine. Cela me permet de me repérer plus facilement quand je cherche des notes des semaines précédentes.

4. Les collections

A place for everything and everything in its place*

*une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

Voilà la phrase d’accroche que l’on trouve sur le site officiel du Bullet Journal à la page consacrée aux collections.

Concrètement les collections permettent de réunir certaines informations par thèmes plutôt que par date comme c’est le cas dans les Log.

Dans mon boulot, j’ai besoin de garder toujours à portée de main certaines informations (des logins, des noms de fichiers, des mini-procédures …). J’avais l’habitude de noter ces informations dans les dernières pages de mon cahier. Au fil du temps, il y  avait de plus en plus d’informations dans cette section et à chaque changement de cahier (tous les 2-3 mois), il me fallait tout recopier …

Pour ne plus perdre du temps (et des informations), j’ai décidé de consacrer un petit cahier à mes collections. J’ai gardé le principe du bullet journal en numérotant mes pages et en réalisant un index. Pour m’y retrouver plus facilement, j’ai créé un code couleur en fonction de la thématique de mon entrée.

Bilan

Après 3 mois d’utilisation, je suis vraiment satisfaite de ma nouvelle organisation qui me permet d’être plus efficace au quotidien.

Ce qui me fait le plus plaisir, c’est que j’ai fait des émules. Tout le monde adore ma pochette de stylos de couleurs ! Mais surtout de plus en plus de mes collègues me demande de leur passer mon template de Weekly Log.

Je suis chef de projet et avoir réussi à transmettre le virus de l’organisation à mes collègues de façon indirecte est une grande satisfaction 🙂

Et vous, comment vous faites pour vous organiser au boulot ?

2 réflexions au sujet de « Comment j’utilise le Bullet Journal au travail »

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